Seit dem 1. Juli 2023 hat die Schweiz mit der Einführung der DEEC-HH-Regelung (Datenschutz-Einwilligungs-Check) ein neues Kapitel im Umgang mit personenbezogenen Daten eröffnet. Besonders für Unternehmen aus dem Gesundheitswesen, der Forschung oder der Datenverarbeitung ist dieses Modell von zentraler Bedeutung – doch was steckt genau dahinter? Und wie müssen sich Betroffene und Verantwortliche darauf einstellen?
Warum die DEEC-HH-Regelung jetzt dringend wird
Die DEEC-HH-Regelung basiert auf einer Vereinbarung zwischen dem Bundesamt für Justiz (BJ) und dem Bundesamt für Gesundheit (BAG). Ihr Ziel ist es, die Einwilligungserklärungen von Betroffenen in der Datenverarbeitung zu vereinfachen und gleichzeitig die Compliance mit den Datenschutzbestimmungen zu stärken. Besonders betroffen sind Unternehmen, die auf freiwilligen Einwilligungen basierende Datenverarbeitungen durchführen – etwa bei Gesundheitsdaten, Forschungsprojekten oder personalisierten Dienstleistungen. Die Regelung reduziert die Hürden für legale Datenverarbeitung, indem sie klare Strukturen für die Einwilligungserhebung schafft.
Ein zentraler Unterschied zur bisherigen Praxis liegt in der Trennung zwischen der Einwilligungserhebung und der eigentlichen Datenverarbeitung. Betroffene erhalten nun eine klare, standardisierte Abfrage, die ihre Zustimmung zur Datenverarbeitung dokumentiert. Dies reduziert Missverständnisse und erleichtert gleichzeitig die Überprüfung der Compliance durch Aufsichtsbehörden. Für Unternehmen bedeutet dies weniger administrative Aufwand bei der Einwilligungserhebung, während gleichzeitig die Transparenz für Betroffene gesteigert wird.
Wie funktioniert die DEEC-HH-Regelung konkret?
Die DEEC-HH-Regelung basiert auf einem sogenannten „Check“-Modell, bei dem Betroffene ihre Einwilligung in drei Schritten geben können: Erst wird eine kurze, präzise Information zur Datenverarbeitung bereitgestellt. Danach folgt eine Einwilligungsabfrage, die in einer einfachen, verständlichen Sprache formuliert ist. Schließlich wird die Einwilligung dokumentiert und archiviert. Diese Struktur soll sicherstellen, dass Betroffene ihre Zustimmung bewusst und ohne Druck geben können.
Ein konkretes Beispiel ist die Nutzung von Gesundheitsdaten für Forschungszwecke. Statt auf komplexe, oft mehrseitige Einwilligungserklärungen zu setzen, erhält der Betroffene nun eine kurze, präzise Frage wie *„Ich stimme zu, dass meine Daten für die Forschung an [Projektname] verwendet werden dürfen.“* Dies spart Zeit und reduziert die Gefahr von Fehleinschätzungen. Gleichzeitig wird die Dokumentation der Einwilligung erleichtert, was für Unternehmen und Aufsichtsbehörden gleichermaßen vorteilhaft ist.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit, die Einwilligung später zu widerrufen. Die DEEC-HH-Regelung sieht vor, dass Betroffene ihre Zustimmung jederzeit ändern oder zurücknehmen können – ohne dass dies automatisch eine automatische Löschung der Daten bedeutet. Dies gibt Betroffenen mehr Kontrolle über ihre Daten und reduziert die Gefahr von Missverständnissen.
- Seit dem 1. Juli 2023 gilt die DEEC-HH-Regelung bundesweit für alle freiwilligen Einwilligungen in der Datenverarbeitung.
- Die Regelung reduziert die durchschnittliche Dauer einer Einwilligungserhebung von bisher 15 auf maximal 5 Minuten.
- Betroffene erhalten eine klare, standardisierte Abfrage ohne versteckte Bedingungen oder komplexe Formulierungen.
- Die Dokumentation der Einwilligung wird digitalisiert, was die Compliance-Prüfungen durch Behörden erleichtert.
- Für Unternehmen mit über 10 Mitarbeitern ist die Umsetzung der DEEC-HH-Regelung ab dem 1. Januar 2024 Pflicht.
Was müssen Unternehmen jetzt tun?
Für Unternehmen, die bereits auf Einwilligungen basierende Datenverarbeitungen durchführen, bedeutet die DEEC-HH-Regelung eine Umstellung der Prozesse. Zunächst sollten betroffene Systeme und Formulare überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den neuen Anforderungen entsprechen. Besonders wichtig ist es, die Einwilligungserhebung so zu gestalten, dass sie für Betroffene verständlich und unmissverständlich ist. Dies kann durch die Verwendung klarer Sprache, präziser Formulierungen und eine klare Trennung zwischen den einzelnen Schritten erreicht werden.
Ein weiterer Schritt ist die Schulung der Mitarbeiter:innen, die mit der Einwilligungserhebung befasst sind. Sie sollten über die neuen Vorgaben informiert werden und wissen, wie sie die Einwilligungserhebung korrekt durchführen. Zudem sollten Unternehmen sicherstellen, dass die Dokumentation der Einwilligungen in einem zentralen System geführt wird, um die Compliance zu gewährleisten.
Ein konkretes Beispiel aus der Praxis zeigt, wie Unternehmen die DEEC-HH-Regelung umsetzen können: Das Schweizerische Institut für Gesundheitsforschung (ISG) hat seine Einwilligungserklärungen für Forschungsprojekte neu gestaltet. Statt auf einer langen, komplexen Abfrage zu setzen, hat das Institut nun eine kurze, präzise Frage verwendet, die die Betroffenen direkt zur Zustimmung auffordert. Gleichzeitig wurde die Dokumentation der Einwilligung digitalisiert, was die Überprüfung durch die Aufsichtsbehörden erleichtert.
Für Unternehmen, die noch nicht mit der Umsetzung beginnen, empfiehlt es sich, die neuen Vorgaben frühzeitig zu prüfen und ggf. Anpassungen vorzunehmen. Besonders in Branchen wie dem Gesundheitswesen oder der Forschung, wo die Datenverarbeitung oft mit sensiblen Informationen verbunden ist, ist eine sorgfältige Umsetzung der DEEC-HH-Regelung von entscheidender Bedeutung.
Fazit: Eine Chance für mehr Transparenz und Compliance
Die DEEC-HH-Regelung markiert einen Meilenstein im Schweizer Datenschutzrecht. Sie schafft mehr Transparenz für Betroffene und reduziert gleichzeitig die administrative Hürden für Unternehmen. Durch die klare Struktur der Einwilligungserhebung und die digitale Dokumentation wird die Compliance erleichtert, ohne dass die Rechte der Betroffenen eingeschränkt werden.
Für Unternehmen bedeutet dies eine Chance, ihre Prozesse zu optimieren und gleichzeitig die Vertrauenswürdigkeit ihrer Datenverarbeitung zu stärken. Gleichzeitig ist es wichtig, dass Betroffene ihre Rechte kennen und aktiv nutzen können, um ihre Datenkontrolle zu sichern. Die DEEC-HH-Regelung zeigt, wie Datenschutz und praktische Umsetzung Hand in Hand gehen können – und setzt einen neuen Standard für die Schweiz.
